Inköp, leverantörsfakturor och representation

Inköp

Alla inköp vid SLU ska följa lagen om offentlig upphandling (LOU). Regelverk, policy och riktlinjer för inköp finns på medarbetarwebben under Stöd och service. Statliga ramavtal finns på avropa.se. Lokala ramavtal finns på Medarbetarwebben.

Beställningar görs via Proceedo 

Alla inköp ska så långt det är möjligt genomföras elektroniskt i Proceedo inköp som stödjer hela processen från beställning till fakturering.  Det finns undantag från kravet på beställningar i Proceedo, bl.a. beställningar av resor via resebyrå eller reseleverantör.  

Så gör du inköp

VS genomför beställningen åt dig. Kontakta i första hand Natalie Håkansson. För att hanteringen ska bli snabb och korrekt krävs uppgift om vad som ska beställas, kontering, leveransadress, leveransdatum etc. När leverans har skett ska beställare så snart som möjligt meddela detta till den person på VS som utfört registreringen i Proceedo. Om leverans kvitteras och beställning kan matchas mot faktura är hantering därmed avslutad, d.v.s. det krävs ingen ytterligare fakturahantering. För den som ofta gör beställningar finns möjlighet att få behörighet till Proceedo Inköp. Det kräver en utbildning som erbjuds av ekonomiavdelningen.

Om ramavtal saknas

Om ramavtal saknas ska upphandling ske om beloppet överstiger beloppsgränsen för direktupphandling. Kontakta inköpsenheten.

Om anskaffningen beräknas överstiga 100 000 kr (men under beloppet för direktupphandling) bör minst tre leverantörer kontaktas om det är relevant (d.v.s. om produkten inte finns i Proceedo). Inköpet ska dokumenteras.

Leverantörsfakturor

Leverantörsfakturor till SLU hanteras elektroniskt i systemet Proceedo EFH (Elektronisk fakturahantering). När en faktura finns att hantera sänds en påminnelse till mottagaren via mejl med länk till Proceedo. 

Mottagare av leverantörsfaktura i Proceedo ska ange kostnadskontering som består av både kostnadsställe och projekt. Konteringslistan finns på Insidans startsida. VS rekommenderar att konteringen skrivs i kommentarsfält som finns i fakturabilden under Åtgärd (Visa logg och kommentarer). Är du osäker på kontering, fråga din chef.

Ett snabbt sätt att få information om hur man hanterar en faktura är att se en guide på tre minuter. Guiden ger en snabb introduktion och svar på de flesta frågor. Guiden kan hämtas i Konteringslistan (rad 1 kolumn 4) som finns på Insidan eller via medarbetarwebbens Proceedoportal.

Från Proceedoportalen kan du nå handböcker och guider och även logga in i Proceedo.

Vart ska fakturan skickas?

Den 1 april 2019 blev det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura (e-faktura). Med elektroniska fakturor menas fakturor som utfärdas, översänds och tas emot i ett elektroniskt format som gör det möjligt att behandla dem automatiskt och elektroniskt. En PDF-faktura är inte en sådan faktura (inte heller en pappersfaktura som skickas till SLU och sedan skannas in). Läs mer om elektronisk faktura på medarbetarwebben eller fråga Emma Elfström. 

En särskild bilaga som kan skickas till leverantören informerar om hur SLU vill ta emot leverantörsfakturor.  

Avtal med uppdragstagare ska innehålla information om elektronisk faktura. Följande text kan anges i avtal:

”Den 1 april 2019 blev det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura (e-faktura). En PDF-faktura via e-post räknas inte som en sådan faktura. Instruktioner för hur man skickar e-faktura till oss finns på SLU:s externwebb https://www.slu.se/fakturaadress-och-fakturahantering. Referens på fakturan 911xxx anges i fältet för referens d.v.s. inte i fakturans adressfält.

Trots att fakturan ska skickas elektroniskt ska följande adress anges på fakturan: SLU Fakturamottagning, Box 7090, 750 07 Uppsala”.

Det är viktigt att referensnummer (911xxx) anges, i annat fall hittar inte fakturan fram till rätt beställare. Är du osäker på ditt referensnummer kontakta Emma Elfström.

Vid inköp från leverantör utanför Sverige skall alltid VAT-nummer anges. SLUs VAT-nummer är SE202100281701.

Fakturaadress
SLU Fakturamottagning
Box 7090
750 07 Uppsala
Ref: 911xxx

E-postadress
slufaktura@slu.se

Leveransadress
SLU Artdatabanken
Godsmottagningen
Ulls gränd 1
756 51  Uppsala

Representation 

Den som gör beställningar avseende representation är skyldig att känna till reglerna (policy, riktlinjer och anvisningar). Beslut om representation och gåvor fattas av SLU Artdatabankens chef och programchefer (enligt delegation). SLU:s policy och riktlinjer för representation och gåvor finns att läsa på medarbetarwebben.