ArtDatabanken vid SLU bemöter kritik i media

ArtDatabanken vid SLU har under flera år kämpat för en stabilare finansiering men har istället drabbats av neddragningar vilket påverkat verksamheten. Under 2019 har nio anställda behövt sägas upp som en konsekvens av den minskade budgeten. Hur processen gått till och prioriteringar gjorts i samband med detta har kritiserats.

– Övertalighetsprocessen kunde ha genomförts bättre. Ledningen har inte varit tillräckligt tydlig i detta arbete. Jag hör och förstår den kritik som framkommit i samband med verksamhetsförändringen och vill förebygga att något liknande händer igen. Vi behöver bland annat bättre rutiner för intern kommunikation och ska därför arbeta med en kommunikativ organisation som prioriterat fokusområde de närmaste åren. Just nu tar vi fram mål för detta arbete. Vår strävan är att vara en transparent organisation med öppen kultur där medarbetarna trivs, säger Lena Sundin Rådström, chef ArtDatabanken, SLU.

ArtDatabanken får även kritik för att inte prioritera personal med biologisk kompetens.

– I övertalighetsprocessen har fyra IT-utvecklare, en kommunikatör och tre konsulenter behövt lämna ArtDatabanken. Konsulenter är personer med biologisk kompetens som på olika sätt arbetar med art- och naturvårdsinformation. Även en person inom administration kommer att behöva lämna verksamheten. Således är övertaligheten spridd över hela ArtDatabankens verksamhet och andelen uppsagda är störst inom IT och minst för konsulenterna, menar Lena Sundin Rådström.

Behov av IT-resurser

Efter övertalighetsprocessen fördelar sig antalet tjänster som finns inom ArtDatabankens verksamhet på 53 inom biologisk verksamhet (varav tolv forskare och postdoktorer), tolv inom IT, tolv inom kommunikation (varav fem bildproducenter av artinformation) samt fyra inom administration. Inom IT finns också inhyrda konsulter, för kortare eller längre projekt, som motsvarar cirka sju heltidstjänster.

– IT-avdelningen kan uppfattas som stor. Men precis som alla andra myndigheter har vi krav på digitalisering och vi har dessutom fått allt fler uppdrag som kräver olika IT-lösningar. Vi arbetar med att ta fram stora mängder fakta om arter och naturtyper. Denna kunskap har vi ett krav på att tillgängliggöra genom smarta digitala lösningar. Att utveckla nya och befintliga verktyg utifrån de förväntningar som våra användare och uppdragsgivare har kräver stora resurser, säger Lena.

Varför tar ArtDatabanken in nya IT-konsulter samtidigt som anställda får gå?

– Organisationen är politiskt styrd och beslut i regering och riksdag tvingar fram snabba lösningar och kräver anpassning från vår sida. Både i storlek och riktning. Detta har medfört att beroende på vilka uppdrag, och därmed finansiering, vi får måste organisationen vara flexibel i personalstyrka. Just IT är ett verksamhetsområde som kan ha korta projekt, och eftersom det är svårt att få IT-kompetens genom visstidsanställningar upphandlar vi konsulter när behov uppstår, förklarar Lena.

ArtDatabanken följer SLU:s rutiner

UNT implicerar i sin artikel att ArtDatabanken under hösten på ett inte korrekt sätt upphandlat en It-konsult, men så är inte fallet.

– Att det inte finns ett giltigt ramavtal hos Kammarkollegiet för resurskonsulter är något som påverkar flertalet av statens myndigheter, inte bara ArtDatabanken. Detta ser vi som ett stort problem. När inga avtal finns är det upp till varje myndighet att hantera resurskonsulter enligt myndighetens rutiner. SLUs inköpsavdelning rekommenderar direktupphandling i de fall då inget giltigt ramavtal finns, vilket är samma tillvägagångssätt som för flertalet andra myndigheter. Vi har följt SLU:s riktlinjer och gått ut till minst tre leverantörer vid förfrågan och allt har skett i samråd med SLU:s inköpschef. Att direktupphandlingen översteg gränsen på 588 000 kr var av naturliga skäl inte uppenbart förrän vi fick anbuden och då agerade vi i samråd med inköp som rekommenderade hur vi skulle agera baserat på deras expertkompetens, vilket vi gjorde, säger Lena.

Behovet av IT-resurser är stort; trots detta är ändå köpta tjänster och konsulter inom IT den post som har största neddragningar.

I artikeln återger UNT att det finns en uppfattning om att många chefer på ArtDatabanken inte har biologisk kunskap.

– I ledningsgruppen finns sju chefer, varav fyra har bakgrund inom biologi, en inom IT, en inom kommunikation och en inom ekonomi, vilket är relevant för den verksamhet de ansvarar för. Jag själv är biolog, svarar Lena.

Arbete för bättre arbetsmiljö

ArtDatabanken arbetar sedan flera år med att på olika sätt förbättra arbetsmiljön.

– Jag är medveten om de problem som funnits inom organisationen en längre tid.  2017 tog jag beslut om att implementera förvaltningsmodellen Pm3, för att förbättra den organisatoriska arbetsmiljön genom bättre arbetsprocesser, styrning och effektivare förvaltning. Detta är ett arbete som pågår och kommer att avslutas under 2020. Vi har dessutom genomfört en omorganisation under 2018 och återupptagit produktionen av bokverket Nationalnyckeln. Detta omfattande förändringsarbete i kombination med minskad finansiering och övertalighetsprocess är mycket ansträngande för en organisation och skapar oro bland personalen. Under våren påbörjades därför ett arbete med att kartlägga vår sociala arbetsmiljö. UNT:s artikel kan ge bilden av att SLU centralt skulle vara initiativtagare till den aktuella arbetsmiljökartläggningen, men så är inte fallet. Det är dekanen för Naturresurs- och jordbruksvetenskapliga fakulteten som i samråd med mig beställt den kartläggning som nu påbörjas efter övertalighetsprocessen, och jag ser positivt på att få dekanens aktiva stöd efter den turbulens som varit. Jag hoppas på att kartläggningen kommer att ge oss svar på vilka områden som fungerar bra och vilka som fungerar sämre, och hur vi kan arbeta vidare med att förbättra arbetsmiljön, avslutar Lena.