Information

• Bildskärmsglasögon
• Distansarbete
• Ergonomi
• Företagshälsovård
• Lika villkor
• Kränkande särbehandling
• Medarbetarsamtal
• Rapportera arbetsmiljöincidenter och avvikelser
• Samverkansgruppen

Bildskärmsglasögon

Har du behov av arbetsglasögon kan du få dem bekostade/delvis finansierade av arbetsgivaren. För att få det behöver du en rekvisition innan du går vidare till optiker enligt avtal. Kontakta verksamhetsstöd för rekvisition.

• Mer information om bildskärmsglasögon

Distansarbete

Det kan vara möjligt att teckna avtal om distansarbete om din chef ser att verksamhetens behov och dina arbetsuppgifter medger det.

Med distansarbete avser SLU arbete som regelbundet utförs i hemmet, eller annan överenskommen plats utanför huvudarbetsplatsen, med försäkringsskydd, en eller flera dagar i veckan inom Sverige.

Att arbeta från annat land är inte tillåtet.

• Mer om distansarbete på SLU

Ergonomi

Som anställd är det viktigt att du har en bra arbetsplats. Behöver du hjälp med en översyn av din arbetsplats, eller är det något ergonomiskt hjälpmedel som du saknar, prata med din enhetschef.

Företagshälsovård

Vid arbetsrelaterade besvär kan du kontakta företagshälsan. Tidiga insatser leder till hållbara arbetsplatser och en god arbetsmiljö.

SLU använder företagshälsan för att förebygga arbetsrelaterad ohälsa, samt för att återgå till arbetet efter sjukskrivning genom arbetsanpassning och rehabilitering. Falck är leverantör av företagshälsa på alla SLU-orter utom Skara, Lysekil och Visby. 

• Läs mer om företagshälsan på SLU.

Lika villkor

SLU Artdatabankens kontaktperson för lika villkor är Anna Westling. Se även NJ-fakultetens arbete med lika villkor.

Kränkande särbehandling

SLU Artdatabanken ska vara en arbetsplats fri från diskriminering och kränkande särbehandling. Alla människors lika värde är en självklar utgångspunkt i vår verksamhet.

Om du upplever dig kränkt eller sexuellt trakasserad, anteckna när, var och hur det sker.

Ta kontakt med din chef eller skyddsombud – Johan Liljeblad eller Henrik Thurfjell. Du kan också kontakta företagshälsovården.

Läs mer:

• Kränkande särbehandling
• Diskriminering och trakasserier

Medarbetarsamtal

Medarbetarsamtal genomförs en gång per år. Ansvariga är chef för SLU Artdatabanken och enhetscheferna.

Rapportera arbetsmiljöincidenter och avvikelser

• IA-systemet – rapportera en incident
• SLU:s försäkringar

Samverkansgruppen

Samverkansgruppen består av chef för SLU Artdatabanken, representant från Saco, ST, skyddsombudet och representanter från olika yrkeskategorier. Syftet är att ha regelbunden dialog om frågor rörande arbetsmiljö, säkerhet och lika vilkor, viktigare förändringar av arbetet, organisationsfrågor, verksamhetens utveckling produktionsmässigt och ekonomiskt. Protokoll finns att läsa på Sharepoint i mappen Samverkan.

• Arbetstid
• Arbetstidsförkortning
• Föräldraledighet
• Semester
• Sjukfrånvaro
• Tjänstledighet
• Övertid

Arbetstid

Vi arbetar antingen enligt kontorsarbetstidsavtal eller årsarbetstidsavtal.

• 09.00-15.00 är fast – då man ska vara på arbetsplatsen, bortsett från lunchtid.
• Lunch tas ut någon gång mellan 10.30 och 13.30.

Kontorsarbetstid:

• Fast arbetstid med vinter- och sommartid i kombination med flexibel arbetstid.
• Vanlig arbetstid är 08.00-16.40 vintertid och 08.00-16.00 sommartid (räknat med 30 minuters lunch).
• Flexramar är 06.00-09.00 och 15.00-19.00.

Årsarbetstid

• Enligt årsarbetstidavtal.
• Ej skillnad mellan sommar- och vintertid.
• Vanlig arbetstid är 08.00-16.20.

Enligt SLUs regelverk skall avstämning av arbetstid göras månadsvis. Vid avstämning får plustiden inte överstiga 40 timmar och minustiden inte understiga 10 timmar.

Arbetstidsförkortning

Följande arbetsdagar är alltid förkortade för de med kontorsarbetstidsavtal:
• trettondagsafton 4 timmar
• skärtorsdag 2 timmar
• valborgsmässoafton 4 timmar
• dag före alla helgons dag 4 timmar
Arbetstidsförkortningen är automatiskt inlagd i ERP tidredovisning. 

För de år där nationaldagen 6 juni infaller på en helgdag flyttas ledigheten till en annan dag. Datum för ledigheten meddelas från personalavdelningen.

Barntillsyn
Används efter 360 dagar när föräldralönen från SLU är slut. T.ex. när man jobbar deltid eller enskilda dagar. när de 360 dagarna är slut.

Föräldralön barn födda fr.o.m. 070401 yngre än 1,5 år
10 % av lönen betalas ut i 360 dagar. Jobbar man deltid räknas varje dag som ett tillfälle.

Föräldralön barn födda fr.o.m. 070401 äldre än 1,5 år
För barn äldre än 1.5 år, används om man inte har förbrukat sina 360 dagar.

Pappa 10 dagar vid födelse
10 dagar ledighet för pappa/partner vid barnets födelse. Lägg endast in arbetsdagar. För tio dagar i sträck blir det två ärenden á 5 dagar vardera.

VAB, tillf. fp/sjukt barn, vård av sjukt barn
Används när barnet är sjukt. Du anmäler VAB per mejl till Natalie Håkansson och din närmaste chef. Kom ihåg att ange barnets personnummer.

Semester

Ansökan om semester gör du via Primula självservice. Semester beviljas av din enhetschef. Endast hela dagar kan tas ut. 20 dagar per år måste tas ut (gäller även föräldralediga) och du får ha max 30 dagar sparade vid årets slut. Läs mer om semester och ledigheter på Medarbetarwebben.

Sjukfrånvaro

Om du blir sjuk ska du anmäla det till närmaste chef och till Natalie Håkansson per mejl. Om du har semester när du blir sjuk måste du alltid anmäla från första dagen för att ha rätt att avbryta din semester och byta mot sjukfrånvaro. När du kommer tillbaka efter sjukdom ska du friskskriva dig i Primula och registrera tiden i ERP tidredovisning.

Läkarintyg krävs från 8:e sjukdagen (gäller även vid semester) som skickas till din chef samt till Natalie Håkansson. Om du blir deltidssjukskriven under pågågende långtidssjukskrivning, meddela lönespecialist Beatrice Arvidsson via mejl.

Om din sjukdom inte kan styrkas med ett läkarintyg så bedöms din frånvaro som ogiltig, och sjuklön betalas inte ut. De första 14 dagarna du är sjuk betalar arbetsgivaren sjuklön. Om du är sjuk längre än 14 kalenderdagar anmäler lönespecialisten detta till Försäkringskassan och du söker sjukpenning via Mina sidor på Försäkringskassan.

Tjänstledighet

• Förfrågan om tjänstledighet som överstiger en vecka ska göras tre månader i förväg till respektive enhetschef. Undantag kan göras om särskilda skäl föreligger och tjänstledigheten ”kan ske utan olägenhet för verksamheten”.
• Om tjänstledighet tillåts ska medarbetaren omedelbart ansöka om tjänstledighet i Primula, där ansökan godkänns formellt.

Ovanstående gäller inte för föräldraledighet eller tjänstledighet för prövande av annan tidsbegränsad statlig tjänst om högst två år. Förfrågan för dessa ställs till respektive enhetschef och medarbetaren har i dessa fall rätt till ledighet. Formell ansökan måste alltid göras i Primula.

För tjänstledighet för annan statlig tjänst krävs att medarbetaren har en tillsvidareanställning hos SLU Artdatabanken.

Övertid

Övertidsarbete ska uttryckligen vara beordrat i förväg av enhetschef. Övertid utgår för arbetsuppgift som inte går att utföra under ordinarie kontorsarbetstid eller om berörd enhetschef bedömer att arbete utöver ordinarie arbetstid måste utföras. 

Övertid kan vara enkel eller kvalificerad. Enkel övertid utbetalas för tid utöver ordinarie arbetstid som inte anses som kvalificerad övertid. Kvalificerad övertid utbetalas 22.00-06.00 måndag-torsdag och efter 19.00 fredag eller dag före helgdag fram till 07.00 måndag eller påföljande vardag.

Ersättning kan ges i form av kompensationsledighet eller i pengar. Vilket som väljs ska vara överenskommet med enhetschef i förväg.

Övertid redovisas i ERP tidsredovisning genom att man anger den kod som styr vad det är för övertid och om man vill spara den eller ta ut i pengar. Övertid får uppgå till högst 150 timmar/år. 

Lönerevision genomförs den 1 oktober varje år och drivs av SLU:s personalavdelning. Vid SLU har personalorganisationerna följande uppdelning, SACO-medlemmar har lönesättande samtal och ST-medlemmar har lönesamtal. Du som inte är fackligt ansluten har lönesättande samtal. I lönerevisionen bedöms din prestation i förhållande till verksamhetens mål. Det är närmaste chef som genomför samtalen och till hjälp finns SLU:s lönesättningskriterier. Läs mer om lönesättning och lönerevision.

Som nyanställd ansvarar din närmsta chef för att du introduceras i ditt arbete. Introduktion ges också av personaladministratör Natalie Håkansson. Introduktion på SLU-nivå sker ca en gång per år för medarbetare med minst 6 månaders anställning. SLU:s HR-enhet ansvarar för detta. 

Mycket bra information hittar du här: Min anställning

HR-specialist är Anna Gustafsson; 018-67 12 27, 076-1421536

Lönespecialist är Beatrice Arvidsson; 018-672273, 072-2395624

Fest/firande

SLU Artdatabanken har möjlighet att upp till två gånger per år (enligt SLU:s regler) bekosta fest/firande för sina anställda. 50-årsfiranden och avtackningar för tillsvidareanställda arrangeras och bekostas av SLU Artdatabanken. Övriga firanden initieras och sker inom enheterna.

Friskvård

I ERP finns möjligheten att ta fram olika rapporter för redovisad tid. Här kommer en liten instruktion för hur man gör.

Det finns tre fasta rapporter som visar klarmarkerad tid. Rapporterna hämtas under Gemensam i menyn (se bild nedan).

• 1 Visa klarmarkerad egen tid per månad (medarbetare)
  Rapporten är tillgänglig för alla medarbetare och visar klarmarkerad tid (ej tid i utkast) för 12 månader. 
• 2 Projektrapport (klarmarkerad tid per aktivitet)
  Rapporten visar timmar som är klarmarkerade för valt projekt per aktivitet. Det går också att bryta ner till personnivå per aktivitet. 
• 3 Projektrapport (klarmarkerad tid per person)
  Rapporten visar timmar som är klarmarkerade för valt projekt per person. Det går också att bryta ner till aktivitet.

Bäst att få rapporterna via mejl

Ett tips vid beställning av rapporter under Informationssidor är att öppna Generella parametrar i beställningsbilden och klicka i rutan E-postbekräftelse (nr 1 på bilden nedan). Då kommer ett mejl med rapporten som bifogad fil. I annat fall hämtas rapporten under Dina beställda rapporter (nr 2 i bilden nedan). Observera att det kan fungera dåligt att exportera rapporterna om man inte kör med Internet Explorer. Att få dem på mejl verkar dock fungera bra även med annan webbläsare. 

Rapporterns tidsintervall

Rapporten visar 12 månader till och med den månad du angett (nr 3 i bilden nedan). Om du inte ändrar MÅNAD visas innevarande år med början januari. 

Tryck på Spara

Det är viktigt att den gröna raden visas efter att du sparat rapporten (nr 4 i bilden nedan). Ibland kan man behöva trycka två gånger på Spara-knappen för att den ska komma fram.

För att se detaljer i rapporterna

Genom att trycka på plustecknen längst ute till vänster i Excelfilen (nr 2 i bilden nedan) kan man se mer detaljer, men för att kunna göra det måste man först aktivera redigering (nr 1 i bilden nedan).

Kök och källsortering

Kaffe, te, mjölk och frukt tillhandahålls av Ulls hus. Mjölk och frukt levereras måndag och onsdag. Källsortering för hushållssopor finns i köket, se uppmärkta skåp.

Vilrum

Finns på plan ett innanför skrivarrummet närmast kommunikationsenheten.

Kontorsförrådet innehåller standardsortiment. Saknar du något, skriv upp det i blocket som finns i förrådet eller kontakta VS.

Mötesrum

Inkommande post

Inkommande post sorteras dagligen in i postfack. De är placerade i kopieringsrummet närmast Verksamhetsstöd.

Kuvert m.m.

Kuvert, svarskuvert och påsar (inkl. adresslapp på rulle) finns i lådorna i bänken där utgående post lämnas i VS-korridoren.

Paketförsändelser

Om du ska skicka paket kontakta Emma Elfström som hjälper dig.

Tider

Posten kommer ca kl 10:30. Samtidigt hämtas utgående post.

• EASIT – ärendehantering
• ERP – här redovisar du den tid du arbetat.
• NETIGATE – verktyget för kundundersökningar
• PRIMULA självservice
• PROCEEDO – för inköp vid SLU 
• PUBLIC 360 – ärendehantering och arkivering
• ReachMee - system för platsannonsering och rekryteringsstöd
• Redigering av fakta
• WEBBMEJL – läs mejlen på nätet

EASIT – ärendehantering 

Gå till Easit. Natalie Håkansson och Tuva Johansson är kontaktpersoner.

ERP – här redovisar du den tid du arbetat.

Tiden redovisas per projekt som återfinns i konteringslistan. 

Gå till ERP och spara i dina favoriter 
Läs hur man får fram rapporter i ERP
Kontaktperson: Natalie Håkansson

NETIGATE – verktyget för kundundersökningar 

Läs mer om Netigate och hur du skapar en enkät

PRIMULA självservice

• ansöka om semester
• ansöka om ledighet
• friskanmäla dig (sjukanmälan gör VS)
• ansöka om ersättning för friskvård
• ansöka om ersättning för läkarvård och läkemedel
• redovisa dina reseräkningar och utlägg.
  Lathund för reseräkningar (pdf).
• läsa din lönespecifikation
• anmäla adressändring

Registrera i Primula
Kontaktperson: Natalie Håkansson

PROCEEDO – för inköp vid SLU 

• Läs mer om Proceedo och hur du gör ett inköp
• Till Proceedoportalen
• Kontaktperson: Natalie Håkansson

Här konterar och godkänner du också fakturor. 

• Handbok för fakturagranskare i Proceedo
• Kontaktperson: Emma Elfström

PUBLIC 360 – ärendehantering och arkivering

Används för ärendehantering och arkivering av våra dokument. Vänd dig till kontaktperson när du ska starta eller avsluta ett ärende.

• Lathund för att se sina öppna ärenden i Public
• Kontaktperson: Tuva Johansson
• Till Public 360

ReachMee - system för platsannonsering och rekryteringsstöd

I ReachMee hanteras alla rekryteringar på SLU.

Fakta och publicering

Edit – editor för Artfakta
Objektspecialist: Sanna Nordström, Jonas Sandström, Michael Krikorev

• Kom igång med Edit – introduktionsfilm (YouTube)
• Edit lektion 2 – Revisioner (YouTube)
• Edit lektion 3 – Projekt (YouTube)

Artnyckeleditorn - editor för artnycklar
Objektspecialist: Elisabet Sjöro

Mediaflow ("Dammen") - bilddatabas
Objektspecialist: Anders Tukler

Linnea – editor för taxonomi
Objektspecialist: Maria Backlund

Referensdatabasen – redigering med RefDbEditor
Objektspecialist: Froukje Postma, Sanna Nordström

Termdatabasen – redigering med TermDb
Objektspecialist: Sanna Nordström

WEBBMEJL – läs mejlen på nätet 

Läs mer om webbmejl

Var får jag tag i lånedator? 

Kontakta Verksamhetsstöd om du är i behov av lånedator. Lånedatorerna är standardutrustade vilket innebär att du endast kommer att kunna arbeta i program som är allmänna för SLU Artdatabanken. 

Varför kan jag inte logga in på lånedatorn?

Första gången du ska logga in på en dator behöver du använda nätverkskabel. Därefter går det bra med bara wifi. Om du skriver fel lösenord för många gånger så låses ditt konto. Kontakta IT-support om det händer. 

Hur hittar jag mina filer på lånedatorn?

Sökvägen till dina filer är: \\storage.slu.se\home$\[din användaridentitet], Filerna dyker automatiskt upp under "Mina dokument" på alla datorer du loggar in på. SLU-IT gör backup av dessa filer.  Kontakta IT-support om du behöver återläsning från backup. 

Jag behöver ny dator, telefon, tillbehör eller programvara, hur gör jag?

Först och främst kan du kolla om det du söker redan finns, titta i förrådet som ligger på plan 1 i rum F167. Om det gäller dator kan du kontakta Natalie Håkansson och se om det finns någon bra begagnad sådan. 

Om du behöver köpa en ny telefon, dator, tillbehör, eller programvara så kontaktar du din chef. Chefen kontaktar Verksamhetsstöd som lägger beställningen till SLU IT (man får inte beställa själv).

Verksamhetsstöd sköter fakturor, anläggningsregister samt uppdaterar telefon- och datorregister. För datorer och annan datorutrustning installerar SLU-IT endast standardprogram på den nya datorn och levererar den till användaren.

Vad gör jag med uttjänt datorutrustning?

Datorer och mobiler som ska skrotas lämnas till Verksamhetsstöd. Utrusningen ska avregistreras från anläggningsregistret.

Det är inte tillåtet att sälja eller låta anställda överta utrangerad IT-utrustning. 

För övrig utrustning (kameror, bildskärmar, tangentbord etc.) som ska skrotas, kontakta Verksamhetsstöd.

Beställningar görs via Proceedo 

Alla inköp ska så långt det är möjligt genomföras elektroniskt i Proceedo inköp som stödjer hela processen från beställning till fakturering.  Det finns undantag från kravet på beställningar i Proceedo, bl.a. beställningar av resor via resebyrå eller reseleverantör.  

Inköp

Alla inköp vid SLU ska följa lagen om offentlig upphandling (LOU). Regelverk, policy och riktlinjer för inköp finns på medarbetarwebben under Stöd och service. Statliga ramavtal finns på avropa.se. Lokala ramavtal finns på Medarbetarwebben.

Verksamhetsstöd genomför beställningen åt dig. Kontakta i första hand Emma Elfström. För att hanteringen ska bli snabb och korrekt krävs uppgift om vad som ska beställas, kontering, leveransadress, leveransdatum etc. När leverans har skett ska beställare så snart som möjligt meddela detta till Emma.

Leverantörsfakturor

Leverantörsfakturor till SLU hanteras elektroniskt i systemet Proceedo EFH (Elektronisk fakturahantering). När en faktura finns att hantera sänds en påminnelse till mottagaren via mejl med länk till Proceedo. 

Mottagare av leverantörsfaktura i Proceedo ska ange kostnadsställe och projekt, samt lämna kommentar om vad fakturan avser och ev. diarienummer (SLU.dha. xxxx). Konteringslistan finns på Insidans startsida. Kontoslag fylls i av Emma. Är du osäker på kontering, fråga din chef.

Ett snabbt sätt att få information om hur man hanterar en faktura är att  se en guide på tre minuter.

Om ramavtal saknas

Om ramavtal saknas ska upphandling ske om beloppet överstiger beloppsgränsen för direktupphandling. Kontakta inköpsenheten.

Mer information om upphandling.

Representation 

Den som gör beställningar avseende representation är skyldig att känna till SLU:s policy och riktlinjer för representation och gåvor. Beslut om representation och gåvor fattas av SLU Artdatabankens chef eller berörd enhetschef.

Vart ska fakturan skickas?

Alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura (e-faktura). Med elektroniska fakturor menas fakturor som utfärdas, översänds och tas emot i ett elektroniskt format som gör det möjligt att behandla dem automatiskt och elektroniskt. En PDF-faktura är inte en e-faktura. En pappersfaktura som skickas till SLU och sedan skannas in är inte heller en e-faktura. Läs mer om elektronisk faktura på medarbetarwebben eller fråga Emma Elfström.

SLU vill i första hand ta emot PEPPOL-fakturor
Peppol-ID:  0007:2021002817
PEPPOL BIS Billing 3

Du kan även skicka e-faktura via andra kanaler än PEPPOL. Se dokumentet Skicka e-faktura till Sveriges lantbruksuniversitet för mer information.

Det är viktigt att referensnummer (911xxx) anges, i annat fall hittar inte fakturan fram till rätt beställare. Är du osäker på ditt referensnummer kontakta Emma Elfström.

Vid inköp från leverantör utanför Sverige skall alltid VAT-nummer anges. SLUs VAT-nummer är SE202100281701.

Även om fakturan skickas elektroniskt ska följande adress anges på fakturan:

Fakturaadress
SLU Fakturamottagning
Box 7090
750 07 Uppsala
Ref: 911xxx

SLU:s centrala IT-support hanterar i princip alla IT-ärenden, t.ex. gästkonton, skrivare, installation av programvaror, VPN och problem med arbetsdatorn. Vissa undantag finns dock:

• Köpa ny dator/tillbehör – kontakta din chef.
• Skrota dator eller annan it-utrustning – kontakta Verksamhetstöd.
• Lånedator för tillfälligt behov – kontakta Verksamhetsstöd.

Sändlistor

• Alla anställda på SLU Artdatabanken: artdatabanken-slu-anstallda@slu.se (Natalie Håkansson äger den)

• Alla anställda samt konsulter: artdata-alla-mail@slu.se (Natalie Håkansson äger den)

• Alla som jobbar på SLU Artdatabanken i Uppsala artdata-uppsala@slu.se (Natalie Håkansson äger den)

• Endast konsulter på SLU Artdatabanken: artdata-konsulter@slu.se

• Alla på SLU IT som jobbar med SLU Artdatabanken : artdata-it-alla@slu.se (Fredrik Metsänoja äger den).

• SLU Artdatabankens ledningsgrupp: artdata-lg@slu.se

På medarbetarwebben finns en guide för hur man gör sändlistor. 

E-postsignatur

Lägg till en signatur för din e-post. Använd dig av nedanstående mall, kopiera och klistra in i ditt e-postprogram. Komplettera med dina personliga uppgifter.

Förnamn Efternamn
Tjänstetitel
(Akademisk titel)

Sveriges lantbruksuniversitet
Swedish University of Agricultural Sciences

SLU Artdatabanken
Box 7007, 750 07 Uppsala
Besöksadress: Almas allé 8 E
Telefon: 018-67 xx xx, mobil: xxx-xx xx xxx
fornamn.efternamn@slu.se
www.artdatabanken.se